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企业邮件解决方案

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一、需求分析

电子邮箱是目前非常常用的一个网络应用。在现在的企业日常工作和商务活动中,电子邮件已经和电话一样,成为企业必不可少的通信手段,在企业的日常业务往来、业务流程审批、甚至商务合同及付款相关事宜中,担当信息交互的枢纽。

然后,随着现代企业规模的不断壮大,日常办公所产生的电子邮件数据量也在成倍递增。由此产生的问题——如何合理、有效的对企业往来的邮件数据,进行有效的保护和合理利用?这一问题,目前已成为企业邮件服务运营的首要考虑问题。

另外,随着企业规模的壮大,相关法规对于电子邮件系统的使用规范,也出台了相应的规范标准——要求对企业往来的电子邮件数据信息,进行有效的保留,以备需要时可以随时调阅。这样一来,电子邮件系统的法规遵从,又成为摆在企业面前的一道新的难题。

企业电子邮件目前所面临的问题:

1. 缺乏有效的电子邮件数据保护措施,使企业宝贵信息资产流失;

2. 海量邮件数据无法合理利用,使其失去真正蕴含的价值;

3. 没有邮件审计措施,出现纠纷时无法有效的进行电子举证;

4. 缺乏邮件归档数据保留手段,无法遵从相关法规,企业发展受阻。

二、解决方案

朗阁信息技术有限公司根据企业电子邮件系统应用的特点,参照相关邮件法规约定,结合自身先进的电子邮件数据管理经验,形成了一套完善的、适合企业应用特点的解决方案。

朗阁邮件数据管理产品,采用创新的动态邮件流收集技术,可以实时对企业进、出邮件数据进行记录和收集。

一封邮件投递成功,系统将完全收集完成,同时,系统在收集和记录的全程,不干涉邮件的内容。在保障所收集数据全面性的基础上,同时也保证了数据的真实性,保证了其应有的法律效力。

另外,系统采用一体化全硬件设计,内嵌了海量的邮件存储空间,满足了企业用户对邮件数据的打容量存储需求,实现了法规的遵从。系统可以随时将收集和记录下来的电子邮件数据进行邮件归档、整理和挖掘,提供统计报表,使邮件数据中蕴含的宝贵财富不在深藏于大漠之下。

大多企业的电子邮件系统均采用分布式部署方式,这导致总部与分支机构之间,均架设自己的电子邮件系统,数据长期处于分散状态,无法在需要时进行快速地调阅和使用。

考虑到企业这一特点,朗阁 MailData 邮件归档系统,支持分布式部署方式和集群式部署方式,从而实现多分支的统一协同管理,将分布的零散数据实现有效整合,保护了企业用户的邮件数据安全。

三、方案特点

1. 邮件数据全程不可篡改,保证了其法律效力;

2. 进、出邮件多方位收集,遵从法规;

3. 多种查询、检索方式,信息随时调阅;

4. 多方位恢复机制,从容应对数据灾难;

5. 邮件信息数据智能整合,数据财富合理利用。

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